Об утверждении Правил проведения аттестации гражданских служащих государственных учреждений Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан

Приказ Министра информации и общественного развития Республики Казахстан от 26 августа 2019 года № 300. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 28 августа 2019 года № 19298.

      В соответствии с пунктом 7 статьи 139 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила проведения аттестации гражданских служащих государственных учреждений Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан.

      2. Департаменту управления персоналом Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление его копии в бумажном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Институт законодательства и правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан;

      4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа представление в Юридический департамент Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

      3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственного секретаря Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан.

      4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Министра информации и общественного развития
Республики Казахстан

  Утверждены
приказом Министра информации и
общественного развития
Республики Казахстан
от 26 августа 2019 года № 300

Правила проведения аттестации гражданских служащих государственных учреждений Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Правила проведения аттестации гражданских служащих государственных учреждений Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 7 статьи 139 Трудового кодекса Республики Казахстан и определяют порядок и условия проведения аттестации гражданских служащих, занимающих должности в подведомственных государственных учреждениях Министерства информации и общественного развития Республики Казахстан (далее – Учреждения).

      2. Аттестация служащих осуществляется в целях определения уровня соответствия знаний и квалификации гражданских служащих квалификационным характеристикам к занимаемой ими должности и (или) квалификационной категории, на которую они претендуют.

      3. Основным критерием оценки при аттестации является способность гражданских служащих выполнять возложенные на них обязанности.

      4. Гражданские служащие проходят аттестацию по истечении каждых последующих трех лет пребывания на гражданской службе, но не ранее шести месяцев со дня занятия данной должности.

      Аттестация проводится не позднее шести месяцев со дня наступления указанного срока.

      5. Аттестации подлежат все гражданские служащие, за исключением беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка инвалида до восемнадцати лет), иных лиц воспитывающих указанную категорию детей без матери, а также лиц, проработавших в соответствующей отрасли более 20 (двадцати) лет.

      6. Гражданские служащие, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы, в отпуске в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, аттестуются не ранее, чем через шесть месяцев после выхода на службу.

      7. Аттестация гражданских служащих включает в себя ряд последовательных этапов:

      1) подготовка к проведению аттестации;

      2) собеседование с гражданскими служащими, проводимое аттестационной комиссией;

      3) вынесение решения аттестационной комиссии.

Глава 2. Аттестация первого руководителя Учреждения

      8. Первый руководитель Учреждения (далее – руководитель) проходит аттестацию в Министерстве информации и общественного развития Республики Казахстан (далее – Министерство).

      9. Аттестация руководителя проводится службой управления персоналом Министерства.

      Подготовка к проведению аттестации включает следующие мероприятия:

      1) подготовка необходимых документов на руководителя, подлежащего аттестации;

      2) разработка графика проведения аттестации;

      3) определение состава комиссии по организации аттестации руководителя (далее – Аттестационная комиссия Министерства);

      4) разъяснение целей и порядка проведения аттестации.

      10. Приказом уполномоченного органа по представлению службы управления персоналом Министерства в соответствии с пунктами 4 и 6 Правил назначается дата проведения аттестации руководителя и утверждается состав Аттестационной комиссии Министерства.

      11. Служба управления персоналом Министерства уведомляет аттестуемого руководителя о сроках проведения аттестации не позднее месяца до начала ее проведения.

      12. Служебная характеристика на руководителя готовится службой управления персоналом Министерства.

      13. Служебная характеристика содержит обоснованную, объективную оценку профессиональной и квалификационной подготовки, деловых качеств и результаты служебной деятельности аттестуемого руководителя.

      14. Не позднее, чем за три недели до заседания Аттестационной комиссии Министерства служба управления персоналом Министерства знакомит аттестуемого с представленной на него служебной характеристикой.

      15. Аттестуемый может заявить о своем несогласии с представленной на него служебной характеристикой и направить в службу управления персоналом Министерства альтернативную информацию, подлежащую обсуждению в ходе заседания Аттестационной комиссии Министерства.

      16. Служба управления персоналом Министерства оформляет на аттестуемого руководителя аттестационный лист по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

      17. Подготовленные аттестационные материалы направляются службой управления персоналом Министерства в Аттестационную комиссию Министерства.

      18. Состав Аттестационной комиссии Министерства утверждается приказом его первого руководителя в нечетном количестве (не менее 5 членов), включая председателя и заместителя председателя.

      19. Председатель осуществляет руководство Аттестационной комиссией Министерства, председательствует на ее заседаниях, обеспечивает планирование работы, осуществляет общий контроль за реализацей принимаемых Аттестационной комиссией Министерства решений.

      20. Замещение отсутствующих членов Аттестационной комиссии Министерства не допускается.

      Секретарем Аттестационной комиссии Министерства является сотрудник службы управления персоналом Министерства, который осуществляет техническое обслуживание и организационное обеспечение работы Аттестационной комиссии Министерства (подготовка материалов к заседаниям, оповещение о предстоящих заседаниях, оформление протоколов по итогам их проведения). Секретарь Аттестационной комиссии Министерства участие в голосовании не принимает.

      21. Заседание Аттестационной комиссии Министерства считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третей ее состава.

      22. Решение Аттестационной комиссии Министерства принимается открытым голосованием. Результаты голосования определяются большинством голосов членов Аттестационной комиссии Министерства. При наличии у членов Аттестационной комиссии Министерства особого мнения оно излагается в письменном виде и прилагается к протоколу.

      При равенстве голосов голос председателя Аттестационной комиссии Министерства является решающим.

      23. Аттестуемому необходимо лично присутствовать на заседании Аттестационной комиссии Министерства. В случае неявки без уважительной причины он признается не аттестованным.

      О наличии уважительной причины (временная нетрудоспособность, нахождение в отпуске, нахождение в командировке) аттестуемый уведомляет секретаря Аттестационной комиссии Министерства до начала собеседования.

      При наличии уважительных причин неявки аттестуемого на заседание Аттестационной комиссии Министерства аттестация по ее решению переносится на более поздние сроки. Допускается не более двух переносов сроков аттестации.

      Аттестуемый, дважды не явившийся на заседание Аттестационной комиссии Министерства без уважительной причины, рекомендуются к увольнению.

      24. Собеседование на соответствие занимаемой должности и компетентности при выполнении функциональных обязанностей проводится на казахском или русском языках по выбору аттестуемого.

      25. Аттестационная комиссия Министерства изучает представленные материалы и заслушивает аттестуемого. Обсуждение профессиональных, деловых и личностных качеств аттестуемого проводится объективно, корректно и доброжелательно.

      Ход собеседования фиксируется с использованием средств аудио- и (или) видеозаписи.

      26. По результатам изучения представленных материалов и собеседования с аттестуемым Аттестационная комиссия Министерства принимает одно из следующих решений:

      1) соответствует занимаемой должности;

      2) подлежит повторной аттестации.

      27. Повторная аттестация проводится в течение месяца со дня проведения первоначальной аттестации в определенном настоящими Правилами порядке. По итогам повторной аттестации Аттестационная комиссия Министерства принимает одно из следующих решений:

      1) соответствует занимаемой должности;

      2) не соответствует занимаемой должности.

      28. Принятие Аттестационной комиссией Министерства решения о не соответствии занимаемой должности является отрицательным результатом аттестации, что служит основанием для увольнения.

      Оценки и рекомендации Аттестационной комиссии Министерства фиксируются в аттестационном листе, который подписывается ее членами, присутствовавшими на заседании.

      29. Решение Аттестационной комиссии Министерства оформляется протоколом, который подписывается ее членами и секретарем, присутствовавшими на ее заседании, по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

      30. Секретарь Аттестационной комиссии Министерства знакомит аттестуемого с решением. При отказе его от подписи об ознакомлении с аттестационным листом секретарем Аттестационной комиссии Министерства производится соответствующая запись с указанием даты и подписи.

      31. Аттестационный лист, служебная характеристика, решение Аттестационной комиссии Министерства хранятся в личном деле аттестуемого.

Глава 3. Аттестация заместителей первого руководителя и специалистов Учреждения

      32. Аттестация заместителей первого руководителя и специалистов Учреждения (далее – работники) осуществляется по поручению руководителя Учреждения структурным подразделением, отвечающим за работу с персоналом (далее – Служба управления персоналом Учреждения).

      Подготовка к проведению аттестации включает следующие мероприятия:

      1) подготовка необходимых документов на работников, подлежащих аттестации;

      2) разработка графика проведения аттестации;

      3) определение состава Аттестационной комиссии Учреждения;

      4) организация работы по разъяснению целей и порядка проведения аттестации.

      33. Служба управления персоналом Учреждения один раз в полугодие определяет работников, подлежащих аттестации.

      34. Приказом руководителя Учреждения по представлению Службы управления персоналом Учреждения утверждаются список аттестуемых работников, график проведения аттестации и состав Аттестационной комиссии Учреждения.

      35. Служба управления персоналом Учреждения не позднее месяца до начала проведения аттестации письменно уведомляет работников о сроках ее проведения.

      36. Непосредственный руководитель работника, подлежащего аттестации, готовит на него служебную характеристику и направляет ее в Службу управления персоналом Учреждения.

      37. Служебная характеристика содержит обоснованную, объективную оценку профессиональной и квалификационной подготовки, деловых качеств и результаты служебной деятельности аттестуемого работника.

      38. Не позднее, чем за три недели до заседания Аттестационной комиссии Учреждения Служба управления персоналом Учреждения знакомит работника с представленной на него служебной характеристикой.

      39. Работник может заявить о своем несогласии с представленной на него служебной характеристикой и представить в Службу управления персоналом Учреждения альтернативную информацию, которая озвучивается и обсуждается в ходе заседания Аттестационной комиссии Учреждения.

      40. Служба управления персоналом Учреждения оформляет на аттестуемого работника аттестационный лист по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

      41. Подготовленные аттестационные материалы направляются Службой управления персоналом Учреждения в Аттестационную комиссию Учреждения.

      42. Состав Аттестационной комиссии Учреждения утверждается приказом его первого руководителя в нечетном количестве (не менее 5 членов), включая председателя и заместителя председателя.

      43. Председатель осуществляет руководство Аттестационной комиссией Учреждения, председательствует на ее заседаниях, обеспечивает планирование работы, осуществляет общий контроль за реализацией принимаемых Аттестационной комиссии Учреждения решений.

      44. Замещение отсутствующих членов Аттестационной комиссии Учреждения не допускается.

      Секретарем Аттестационной комиссии Учреждения является сотрудник службы управления персоналом Учреждения, который осуществляет техническое обслуживание и организационное обеспечение работы Аттестационной комиссии Учреждения (подготовка материалов к заседаниям Аттестационной комиссии Учреждения, оповещение ее членов о предстоящих заседаниях, оформление протоколов по итогам их проведения). Секретарь Аттестационной комиссии Учреждения участие в голосовании не принимает.

      45. Члены Аттестационной комиссии Учреждения проходят аттестацию на общих основаниях. При этом они не могут участвовать в голосовании по собственной кандидатуре.

      46. Заседание Аттестационной комиссии Учреждения считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третей ее состава.

      47. Решение Аттестационной комиссии Учреждения принимается открытым голосованием. Результаты голосования определяются большинством голосов членов Аттестационной комиссии Учреждения. При наличии у членов Аттестационной комиссии Учреждения особого мнения оно излагается в письменном виде и приложено к протоколу.

      При равенстве голосов голос председателя Аттестационной комиссии Учреждения является решающим.

      48. Аттестуемому работнику необходимо лично присутствовать на заседании Аттестационной комиссии Учреждения. В случае неявки без уважительной причины он признается не аттестованным.

      О наличии уважительной причины (временная нетрудоспособность, нахождение в отпуске, нахождение в командировке) аттестуемый работник уведомляет секретаря Аттестационной комиссии Учреждения до начала собеседования.

      При наличии уважительных причин неявки аттестуемого работника на заседание Аттестационной комиссии Учреждения аттестация по ее решению переносится на более поздние сроки. Допускаются не более двух переносов сроков аттестации.

      Аттестуемый, дважды не явившийся на заседание Аттестационной комиссии Учреждения без уважительной причины, рекомендуются к увольнению.

      49. В работе Аттестационной комиссии Учреждения допускается участие представителей уполномоченного органа.

      50. Собеседование на соответствие занимаемой должности и компетентности при выполнении функциональных обязанностей проводится на казахском или русском языках по выбору аттестуемого работника.

      51. Аттестационная комиссия Учреждения изучает представленные материалы и заслушивает аттестуемого работника. Обсуждение профессиональных, деловых и личностных качеств аттестуемого работника должно проходить в обстановке объективности, корректности и доброжелательности.

      Ход собеседования фиксируется с использованием средств аудио- или видеозаписи.

      52. По результатам изучения представленных материалов и собеседования с аттестуемым работником аттестационная комиссия Учреждения принимает одно из следующих решений:

      1) соответствует занимаемой должности;

      2) подлежит повторной аттестации.

      По итогам аттестации Аттестационная комиссия Учреждения может рекомендовать руководству Учреждения повысить аттестуемого работника в должности (при наличии вакансии до конца года).

      53. Повторная аттестация проводится в течение месяца со дня проведения первоначальной аттестации в определенном настоящими Правилами порядке. По итогам повторной аттестации Аттестационная комиссия Учреждения принимает одно из следующих решений:

      1) соответствует занимаемой должности;

      2) не соответствует занимаемой должности.

      54. Принятие Аттестационной комиссией Учреждения решения о не соответствии занимаемой должности является отрицательным результатом аттестации, что служит основанием для увольнения.

      Оценки и рекомендации Аттестационной комиссии Учреждения фиксируются в аттестационном листе, который подписывается ее членами, присутствовавшими на заседании.

      55. Решение Аттестационной комиссии Учреждения оформляется протоколом, который подписывается ее членами и секретарем, присутствовавшими на ее заседании, по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

      56. Секретарь Аттестационной комиссии Учреждения знакомит аттестуемого с ее решением. При отказе его от подписи об ознакомлении с аттестационным листом секретарем Аттестационной комиссии Учреждения производится соответствующая запись с указанием даты и подписи.

      57. Аттестационный лист, служебная характеристика, решение Аттестационной комиссии Учреждения хранятся в личном деле аттестуемого работника.

Глава 4. Обжалование решений аттестационных комиссий

      58. Руководитель и работники могут обжаловать решение Аттестационных комиссий Министерства или Учреждения в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.

      59. В случаях обнаружения нарушений требований настоящих Правил руководитель Министерства или Учреждения отменяет приказ и назначает повторную аттестацию. Повторная аттестация проводится в соответствии с пунктом 27 Правил.

  Приложение 1
к Правилам проведения
аттестации гражданских
служащих государственных
учреждений Министерства
информации и общественного
развития Республики Казахстан
  форма

                              Аттестационный лист

      Вид аттестации: очередная _____ повторная _____

      (нужное отметить знаком "Х").

      1. Фамилия, имя, отчество _____________________

      2. Дата рождения "___"_______________________ года

      3. Сведения об образовании, о повышении квалификации, переподготовке (когда и какое учебное заведение окончил, специальность и квалификация по образованию, документы о повышении квалификации, переподготовке, ученая степень и ученое звание, дата их присвоения)

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      4. Занимаемая должность

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      5. Общий трудовой стаж - _____________________________________

      6. Общий стаж работы в должности: ____________________________

      7. Оценка деятельности, на основании служебной характеристики непосредственного руководителя аттестуемого

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      8. На заседании присутствовало ______ членов аттестационной комиссии.

      9. Оценка деятельности аттестуемого по результатам голосования:

      1) соответствует занимаемой должности ______________________________;

                                          (количество голосов)

      2) подлежит повторной аттестации __________________________________;

                                          (количество голосов)

      3) не соответствует занимаемой должности ___________________________.

                        (при повторной аттестации) (количество голосов)

      10. Рекомендации аттестационной комиссии (с обоснованиями):

      _________________________________________________________________

      _________________________________________________________________

      _________________________________________________________________

      Председатель аттестационной комиссии: __________________ (подпись)

      Секретарь аттестационной комиссии: _____________________ (подпись)

      Члены аттестационной комиссии: ________________________ (подписи)

      Особое мнение (при наличии): ___________________________ (подпись)

      Дата проведения аттестации "___" __________ 20___ года

      С аттестационным листом ознакомился: _____________________________

                                    (подпись гражданского служащего и дата)

  Приложение 2
к Правилам проведения
аттестации гражданских
служащих государственных
учреждений Министерства
информации и общественного
развития Республики Казахстан
  форма
  Утверждено
Руководителем
уполномоченного органа/
государственного учреждения
________________ подпись
(расшифровка подписи)
"__" ______________20__ года
____________________________
____________________________
(наименование уполномоченного
органа/государственного учреждения)

                                    Протокол № _____

Место проведения

Дата проведения

      Председатель комиссии:

      Секретарь комиссии:

      Члены комиссии:

      Присутствовали: (Фамилия, имя, отчество приглашенных на заседание Комиссии)

      Рассмотрены аттестационные материалы на аттестуемого

      ________________________________________________________________

                        (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение)

      Вопросы к аттестуемому и его ответы ________________________________

      _________________________________________________________________

      Рекомендации членов аттестационной Комиссии

      _________________________________________________________________

      Решение: аттестационной Комиссии

      _________________________________________________________________

On approval of the Rules for the certification of civil servants of state institutions of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan

Order No. 300 of the Minister of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan as of August 26, 2019. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on August 28, 2019, No. 19298.

      Unofficial translation

      In accordance with paragraph 7 of Article 139 of the Labor Code of the Republic of Kazakhstan as of November 23, 2015, I hereby ORDER:

      1. To approve the appended Rules for the certification of civil servants of state institutions of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan.

      2. In accordance with the procedure established by the legislation, the Human Resources Department of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan shall:

      1) ensure state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

      2) within ten calendar days of the state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, send its paper-based and electronic copies in Kazakh and Russian to the Republican State Enterprise with the Right of Economic Management “Republican Center of Legal Information” of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan for its official publication and inclusion into the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

      3) place this order on the website of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan;

      4) within ten working days of the state registration of this order, submit information on the implementation of measures, provided for in subparagraphs 1), 2) and 3) of this paragraph, to the Legal Department of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan.

      3. The control over the execution of this order shall be assigned to the executive secretary of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan.

      4. This order shall take effect ten calendar days after its first official publication.

      Minister of Information and Social Development of
the Republic of Kazakhstan

  Approved by
Order No. 300 of the
Minister of Information and Social
Development of the
Republic of Kazakhstan as of
August 26, 2019

Rules for the certification of civil servants of state institutions of the Ministry of Information
and Social Development of the Republic of Kazakhstan
Chapter 1. General provisions

      1. These Rules for the certification of civil servants of state institutions of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the Rules) are developed in accordance with paragraph 7 of Article 139 of the Labor Code of the Republic of Kazakhstan and establish the procedure and conditions for the certification of civil servants holding positions in subordinate state institutions of the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as Institutions).

      2. Civil servants are certified in order to determine the level of compliance of their knowledge and qualifications with occupational characteristics for their current positions and (or) the qualification category they seek.

      3. The main evaluation criterion for the certification is civil servants’ ability to perform their duties.

      4. Civil servants are certified after every three years of their civil service, but not earlier than six months of their taking this position.

      Certification is carried out within six months of the specified date.

      5. All civil servants are subject to certification, except for pregnant women, women with children under three years of age, single mothers raising a child under fourteen years of age (disabled child under eighteen years of age), other persons raising the specified category of children not having a mother, as well as persons who have worked in the relevant sector for more than 20 (twenty) years.

      6. Civil servants who are on unpaid leave, on maternity leave, on three years’ parental leave are certified no earlier than six months after resuming the service.

      7. Certification of civil servants includes a series of successive stages such as:

      1) preparation for certification;

      2) an interview with civil servants conducted by a certification commission;

      3) making a decision by the certification commission.

Chapter 2. Certification of the chief executive officer of an Institution

      8. The chief executive officer of an Institution (hereinafter referred to as the head) is certified by the Ministry of Information and Social Development of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the Ministry).

      9. The head is certified by the Ministry’s human resources service.

      Preparation for the certification includes the following activities:

      1) preparation of necessary documents on the head to be certified;

      2) development of a certification schedule;

      3) approval of the composition of the commission for the certification of the head (hereinafter referred to as the Certification Commission of the Ministry);

      4) explanation of the certification objectives and procedure.

      10. The authorized body’s order on recommendations to the Ministry’s human resources service, in accordance with paragraphs 4 and 6 of the Rules, fixed the date of certification of the head and approves the composition of the Certification Commission of the Ministry.

      11. The Ministry’s human resources service shall notify the head to be certified of the certification date at least one month before its start.

      12. The performance report on the head is prepared by the Ministry’s human resources service.

      13. The performance report contains a reasonable, objective assessment of professional and qualification training, business qualities and performance results of the certified head.

      14. At least three weeks before a meeting of the Certification Commission of the Ministry, the Ministry’s human resources service familiarizes the certified person with the performance report on him/her.

      15. The certified person may declare his/her disagreement with the performance report on him/her and submit alternative information to the Ministry’s human resources service, which shall be considered at a meeting of the Certification Commission of the Ministry.

      16. The Ministry’s human resources service draws up a certification sheet on the certified head in accordance with the form in Appendix 1 to these Rules.

      17. The Ministry’s human resources service forwards prepared certification materials to the Certification Commission of the Ministry.

      18. The composition of the Certification Commission of the Ministry is approved by order of its head, and the number of its members shall be odd (at least 5 members), including the chairperson and deputy chairperson.

      19. The Chairperson is in charge of the Certification Commission of the Ministry, presides over its meetings, ensures work planning, exercises overall control over the implementation of decisions made by the Certification Commission of the Ministry.

      20. It is not allowed to replace absent members of the Certification Commission of the Ministry.

      The secretary of the Certification Commission of the Ministry is an employee of the Ministry’s human resources service, who ensures maintenance and organizational support for the work of the Certification Commission of the Ministry (preparation of materials for meetings, notification of upcoming meetings, execution of the minutes with results). The secretary of the Certification Commission of the Ministry does not vote.

      21. A meeting of the Certification Commission of the Ministry is considered valid if attended by at least two-thirds of its members.

      22. The Certification Commission of the Ministry adopts a decision by show of hands. The outcome of the vote depends on the vote of a majority of members of the Certification Commission of the Ministry. If members of the Certification Commission of the Ministry have a dissenting opinion, it shall be stated in writing and attached to the minutes.

      If the vote is a tie, the casting vote belongs to the chairperson of the Certification Commission of the Ministry.

      23. The certified person shall personally attend a meeting of the Certification Commission of the Ministry. In case of a failure to show up without a good reason, he/she is recognized as not certified.

      The certified person shall notify the secretary of the Certification Commission of the Ministry of a good reason (temporary disability, being on vacation, being on a business trip) before the interview begins.

      If there are good reasons for the absence of the certified person at a meeting of the Certification Commission of the Ministry, the certification, by its decision, is postponed to a later date. It is allowed to postpone the certification no more than twice.

      A certified person who twice failed to attend a meeting of the Certification Commission of the Ministry without a good reason is recommended to be dismissed.

      24. An interview to establish whether the person fits the position he/she holds and efficiently performs functional duties is held either in Kazakh or in Russian at the choice of the certified person.

      25. The Certification Commission of the Ministry examines the submitted materials and listens to the certified person. Professional, business and personal qualities of the certified person are discussed objectively, tactfully and benevolently.

      The interview is recorded using audio and (or) video equipment.

      26. Pursuant to the examination of submitted materials and the interview with the certified person, the Certification Commission of the Ministry makes one of the following decisions:

      1) the person fits the position held;

      2) the person shall be re-certified.

      27. Re-certification is carried out within a month of the initial certification in the manner specified by these Rules. Based on the results of re-certification, the Certification Commission of the Ministry makes one of the following decisions:

      1) the person fits the position held;

      2) the person is unfit for the position held.

      28. If the Certification Commission of the Ministry adopts a decision that a certified person is unfit for the position held, it stands for the negative result of certification, which serves as the basis for dismissal.

      Assessments and recommendations of the Certification Commission of the Ministry are recorded in the certification sheet, which is signed by its members who were present at the meeting.

      29. A decision of the Certification Commission of the Ministry is documented as the minutes signed by its members and the secretary who were present at its meeting, in accordance with the form in Appendix 2 to these Rules.

      30. The secretary of the Certification Commission of the Ministry introduces the decision to the certified person. If the latter refuses to affix his/her signature to confirm his/her familiarization with the certification sheet, the secretary of the Certification Commission of the Ministry makes a relevant entry together with the date and signature.

      31. The certification sheet, performance report, decision of the Certification Commission of the Ministry are stored in the personal file of the certified person.

      Chapter 3. Certification of deputies of the chief executive officer and specialists of the Institution

      32. Deputies of the chief executive officer and specialists of the Institution (hereinafter referred to as employees) are certified on the instructions of the head of the Institution by its structural unit responsible for personnel management (hereinafter referred to as the Human Resources Service of the Institution).

      Preparation for the certification includes the following activities:

      1) preparation of necessary documents on the employees to be certified;

      2) development of a certification schedule;

      3) approval of the composition of the Certification Commission of the Institution;

      4) explanation of the certification objectives and procedure.

      33. Once every six months, the Human Resources Service of the Institution identifies the employees to be certified.

      34. The head of the Institution, by his/her order on recommendations to the Human Resources Service of the Institution, approves a list of certified employees, a certification schedule and composition of the Certification Commission of the Institution.

      35. The Human Resources Service of the Institution shall notify the employees of the certification date at least one month before its start.

      36. The immediate manager of the employee subject to certification prepares a performance report on him/her and forwards it to the Human Resources Service of the Institution.

      37. The performance report contains a reasonable, objective assessment of professional and qualification training, business qualities and performance results of the certified employee.

      38. At least three weeks before a meeting of the Certification Commission of the Institution, the Human Resources Service of the Institution familiarizes an employee with the performance report on him/her.

      39. The employee may declare his/her disagreement with the performance report on him/her and submit alternative information to the Human Resources Service of the Institution, which shall be read out and discussed at a meeting of the Certification Commission of the Institution.

      40. The Human Resources Service of the Institution draws up a certification sheet on the certified employee in accordance with the form in Appendix 1 to these Rules.

      41. The Human Resources Service of the Institution forwards prepared certification materials to the Certification Commission of the Institution

      42. The composition of the Certification Commission of the Institution is approved by order of its chief executive officer, and the number of its members shall be odd (at least 5 members), including the chairperson and deputy chairperson.

      43. The Chairperson is in charge of the Certification Commission of the Institution, presides over its meetings, ensures work planning, exercises overall control over the implementation of decisions made by the Certification Commission of the Institution.

      44. It is not allowed to replace absent members of the Certification Commission of the Institution.

      The secretary of the Certification Commission of the Institution is an employee of the Human Resources Service of the Institution, who ensures maintenance and organizational support for the work of the Certification Commission of the Institution (preparation of materials for meetings of the Certification Commission of the Institution, notification of its members of upcoming meetings, execution of minutes with results). The secretary of the Certification Commission of the Institution does not vote.

      45. The members of the Certification Commission of the Institution are certified in accordance with general practice. In this case, they cannot vote for themselves.

      46. A meeting of the Certification Commission of the Institution is considered valid if attended by at least two-thirds of its members.

      47. The Certification Commission of the Institution adopts a decision by show of hands. The outcome of the vote depends on the vote of a majority of the members of the Certification Commission of the Institution. If members of the Certification Commission of the Institution have a dissenting opinion, it shall be stated in writing and attached to the minutes.

      If the vote is a tie, the casting vote belongs to the chairperson of the Certification Commission of the Institution.

      48. The certified employee shall be present at a meeting of the Certification Commission of the Institution in person. In case of a failure to show up without a good reason, he/she is recognized as not certified.

      The certified employee shall notify the secretary of the Certification Commission of the Institution of a good reason (temporary disability, being on vacation, being on a business trip) before the interview begins.

      If there are good reasons for the absence of the certified employee at a meeting of the Certification Commission of the Institution, the certification, by its decision, is postponed to a later date. It is allowed to postpone the certification no more than twice.

      A certified employee who twice failed to attend a meeting of the Certification Commission of the Institution without a good reason is recommended to be dismissed.

      49. Representatives of the authorized body are allowed to participate in the work of the Certification Commission of the Institution.

      50. An interview to establish whether the employee fits the position he/she holds and efficiently performs functional duties is held either in Kazakh or in Russian at the choice of the certified employee

      51. The Certification Commission of the Institution examines the submitted materials and listens to the certified employee. Professional, business and personal qualities of the certified employee shall be discussed objectively, tactfully and benevolently.

      The interview is recorded using audio and (or) video equipment.

      52. Pursuant to the examination of submitted materials and an interview with the certified employee, the Certification Commission of the Institution makes one of the following decisions:

      1) the employee fits the position held;

      2) the employee shall be re-certified.

      Based on the certification results, the Certification Commission of the Institution can recommend the head of the Institution to promote the certified employee (given a vacancy until the end of a year).

      53. Re-certification is carried out within one month of the initial certification in the manner specified by these Rules. Based on the results of re-certification, the Certification Commission of the Institution makes one of the following decisions:

      1) the employee fits the position held;

      2) the employee is unfit for the position held.

      54. If the Certification Commission of the Institution adopts a decision that a certified employee is unfit for the position held, it stands for the negative result of certification, which serves as the basis for dismissal.

      Assessments and recommendations of the Certification Commission of the Institution are recorded in the certification sheet, which is signed by its members who were present at the meeting.

      55. A decision of the Certification Commission of the Institute is documented as the minutes signed by its members and the secretary who were present at its meeting, in accordance with the form in Appendix 2 to these Rules.

      56. The secretary of the Certification Commission of the Institute introduces the decision to the certified person. If the latter refuses to affix his/her signature to confirm his/her familiarization with the certification sheet, the secretary of the Certification Commission of the Ministry makes a relevant entry indicating the date and signing it.

      57. The certification sheet, performance report, decision of the Certification Commission of the Institution are stored in the personal file of the certified employee.

      Chapter 4. Appeal against decisions of certification commissions

      58. The head and employees may appeal against a decision of the Certification Commissions of the Ministry or the Institution in the manner prescribed by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

      59. In cases of establishment of violations of the requirements of these Rules, the head of the Ministry or the Institution cancels the order and schedules re-certification. Re-certification is carried out in accordance with paragraph 27 of the Rules.

  Appendix 1
the Rules for the certification of
civil servants of state institutions
of the Ministry of Information and
Social Development of the
Republic of Kazakhstan
form

Certification sheet

      Type of certification: regular _____ repeat _____

      ("Х" the appropriate).

      1. Surname, name, patronymic _____________________

      2. Date of birth "___"_______________________

      3. Information on education, advanced training, retraining (what educational institution the person graduated from and when, specialty and qualification by education, documents on advanced training, retraining, academic degree and academic rank, date of conferral)

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      4. Position held

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      5. Total length of service- _____________________________________

      6. Total length of service in the position: ____________________________

      7. Performance evaluation based on the performance report of the immediate supervisor of the certified person

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      __________________________________________________________________

      8. The meeting was attended by ______ members of the certification commission.

      9. Performance evaluation of a certified person by the results of voting:

      1) fits the position held ______________________________;

      (number of votes)

      2) shall be re-certified __________________________________;

      (number of votes)

      3) is unfit for the position held ___________________________.

      (in case of re-certification) (number of votes)

      10. The certification commission’s recommendations (with reasons):

      _________________________________________________________________

      _________________________________________________________________

      _________________________________________________________________

      The certification commission’s chairperson: __________________ (signature)

      The certification commission’s secretary: _____________________ signature)

      The certification commission’s members: ________________________ (signature)

      Dissenting opinion (if any): ___________________________ (signature)

      Date of certification "___" __________ 20___

      I have familiarized with the certification sheet: _____________________________

      (civil servant’s signature and date)

  Appendix 2
the Rules for the certification of
civil servants of state institutions
of the Ministry of Information and
Social Development of the
Republic of Kazakhstan
form

      Approved by the Head of the authorized body/ state institution

      ________________ signature

      (print full name)

      "__" ______________20__ ____________________________ _______________________

      (name of the authorized body/ state institution)

      Minutes № _____

Place of the meeting

Date of the meeting

      The commission’s chairperson:

      The commission’s secretary:

      The commission’s members:

      Attended by: (Surname, name, patronymic of persons invited to attend the meeting of the Commission)

      Certification materials on the certified person were considered

      __________________________________________________________________________

      (surname, name, patronymic, position, subunit)

      Questions to the certified person and his/her answers ________________________________

      __________________________________________________________________________

      Recommendations of the Certification Commission’s members

      __________________________________________________________________________

      Decision: of the Certification Commission

      __________________________________________________________________________